Gjennom møter og spørsmål vil dette bli avdekket og det vil bli utarbeidet konkrete mål, tidsplan, rollefordeling og evt. gjennomført en analyse av gapet mellom behov og ønsker/preferanser. Til dette benytter vi velprøvde og effektive verktøy.
Byråvalg utarbeider en spesifikasjon over hvilke tjenester og krav som virksomheten har behov for og hvilke kunnskap og ressurser som byrået må inneha for å kunne tilfredsstille virksomhetens behov.
Byråvalg har en byråbank med de aller fleste byråer med type byrå, størrelse, deres spesial-kompetanse, menneskelige ressurser, kunder, hvilke priser de har vunnet etc.
Byråvalg vil utarbeide konkrete briefing til de aktuelle byråene hva gjelder omfanget av oppgaven, case som skal løses, behov for kompetanse, informasjon om prosessen og hvordan samarbeid som er ønskelig.
Byråvalg administrerer presentasjonsmøtene og evaluerer alt skriftlig materiellet som er blitt levert i forkant. Utarbeidet et evalueringsskjema/scorecard som alle deltagerne fyller ut i presentasjonsmøte. Hvis nødvendig gjennomføres ytterligere avklaringer/ spørsmål til byråene.